Factuureisen voor zzp'ers: wat moet er verplicht op je factuur?
Een factuur die niet aan de eisen voldoet, kan problemen geven: je klant mag de btw misschien niet aftrekken en bij een controle van de Belastingdienst sta je zwakker. Gelukkig is het lijstje overzichtelijk. Hieronder staat alles wat er op een factuur van een btw-plichtige zzp'er moet staan.
Checklist: verplichte gegevens op je factuur
- Factuurnummer: uniek en doorlopend (bijvoorbeeld 2027-001, 2027-002). Je mag meerdere reeksen gebruiken, zolang elk nummer maar één keer voorkomt.
- Factuurdatum: de datum waarop je de factuur opmaakt.
- Jouw naam en adres: je bedrijfsnaam zoals die bij de KvK staat.
- Naam en adres van je klant.
- Jouw btw-identificatienummer (btw-id, begint met NL en eindigt op B01, B02 enz.). Let op: dit is níet je omzetbelastingnummer.
- Je KvK-nummer: verplicht volgens de Handelsregisterwet.
- Datum van levering of dienst, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Omschrijving van wat je hebt geleverd: hoeveelheid en aard van de dienst of het product.
- Bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief.
- Btw-tarief (21%, 9% of 0%) en het btw-bedrag.
- Totaalbedrag inclusief btw.
Speciale situaties
Btw verlegd
Werk je voor een ondernemer in een ander EU-land, of in bepaalde sectoren zoals de bouw onder de verleggingsregeling? Dan reken je geen btw maar vermeld je "btw verlegd" en het btw-id van je klant.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Val je onder de KOR? Dan reken je geen btw en zet je op je factuur bijvoorbeeld "vrijgesteld van btw (KOR)". Je btw-id is dan niet nodig.
Vereenvoudigde factuur
Voor facturen tot € 100 (inclusief btw) gelden minder eisen. Toch is het verstandig om altijd een volledige factuur te sturen; dat voorkomt vragen.
Betalingstermijn
Zet een duidelijke betalingstermijn op je factuur, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Spreek je niets af met een zakelijke klant, dan geldt wettelijk 30 dagen. Vermeld ook je IBAN en de naam waarop de rekening staat.
Bewaarplicht
Je moet je facturen (verstuurd én ontvangen) 7 jaar bewaren. Digitaal mag, zolang je ze tijdens die periode kunt laten zien.
Snel en foutloos factureren
Met de offerte- en factuurgenerator in KlaarZZP Compleet kies je een klant uit je klantenbestand, vul je de regels in en worden btw, totalen en het factuurnummer automatisch ingevuld. Alle verplichte velden staan er standaard op.