Zzp-administratie bijhouden in Excel: de complete handleiding
Moet je als zzp'er een boekhoudpakket met abonnement nemen? Voor veel eenmanszaken is dat niet nodig. Met een goed opgezet Excel-bestand voldoe je aan je administratieplicht, rolt je btw-aangifte er elk kwartaal vanzelf uit en houd je je geld in je zak. In deze handleiding lees je hoe.
Wat moet je als zzp'er vastleggen?
De Belastingdienst wil dat je administratie zo is opgezet dat je inkomsten, uitgaven en btw te controleren zijn. In de praktijk betekent dat:
- Verkoopfacturen: nummer, datum, klant, bedrag excl. btw, btw-tarief en btw-bedrag.
- Inkoopfacturen en bonnen: datum, leverancier, bedrag, btw en waarvoor het was.
- Bank: je zakelijke rekeningafschriften, zodat elke betaling aan een factuur te koppelen is.
- Uren: als je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek (zie urencriterium).
- Bewaarplicht: alles minimaal 7 jaar bewaren.
De tabbladen die je nodig hebt
| Tabblad | Waarvoor |
|---|---|
| Instellingen | Je bedrijfsgegevens, het boekjaar en de actuele tarieven |
| Inkomsten | Eén regel per verkoopfactuur, met btw per tarief en betaalstatus |
| Uitgaven | Eén regel per bon of inkoopfactuur, met categorie en zakelijk percentage |
| Uren | Datum, klant, activiteit en uren, met teller voor de 1.225 uur |
| Btw-aangifte | Per kwartaal de bedragen voor rubriek 1a, 1b, 1e en 5b |
| Jaaroverzicht | Omzet, kosten per categorie en winst voor je IB-aangifte |
Zo maak je het jezelf makkelijk
- Vaste routine: elke vrijdag 10 minuten. Facturen en bonnen van die week invoeren, klaar.
- Bonnen direct fotograferen en in een map per kwartaal zetten.
- Zakelijke en privé-uitgaven scheiden: een aparte zakelijke rekening scheelt enorm veel uitzoekwerk.
- Formules beveiligen: in een zelfgemaakt bestand is één verkeerd overschreven formule genoeg voor een foute btw-aangifte. Werk met invulvelden en vergrendelde rekencellen.
- Elk kwartaal controleren: klopt de omzet met je bankafschrift? Dan kun je met een gerust hart aangifte doen.
Zelf bouwen of een template gebruiken?
Zelf een Excel bouwen kan, maar kost al snel een paar dagen: btw per tarief, kwartaalindeling, voorbelasting, urentelling, jaaroverzicht. En het risico op een formulefout zit in je btw-aangifte. Een kant-en-klaar template is getest en direct bruikbaar.
KlaarZZP Administratie 2027 bevat alle tabbladen hierboven, werkt in Excel, Google Sheets en LibreOffice, en kost eenmalig € 29. Met Compleet (€ 49) krijg je er een offerte- en factuurgenerator met klantenbestand bij.
Excel of boekhoudpakket?
Een boekhoudpakket wordt interessant als je veel transacties hebt, personeel, voorraad of een bv. Voor een eenmanszaak met een paar facturen per maand is Excel sneller, goedkoper en houd je je gegevens zelf in beheer. Groei je eruit? Dan neem je je cijfers zo mee: het is gewoon een spreadsheet.