Factuur maken in Excel: stap voor stap (met gratis template)
Een factuur maken in Excel is snel en kost niets. Het belangrijkste: alle verplichte gegevens erop, de btw goed uitgerekend en elk factuurnummer maar één keer gebruiken.
Stap 1: je vaste gegevens
Zet bovenaan je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id, IBAN en e-mailadres. Die veranderen nooit, dus zet ze in een vast blok.
Stap 2: klant, datum en nummer
Vul naam en adres van de klant in, de factuurdatum en een doorlopend factuurnummer (bijvoorbeeld 2027-001). Houd in een apart tabblad bij welke nummers je al hebt gebruikt.
Stap 3: regels met automatische btw
| Kolom | Formule |
|---|---|
| Bedrag excl. btw | =aantal*prijs |
| Btw | =ROUND(bedrag*tarief;2) |
| Totaal | =SUM(bedragen)+SUM(btw) |
Tel de btw per tarief op (21% en 9% apart) en zet die bedragen apart op de factuur.
Stap 4: betaalinformatie
Zet de vervaldatum erop ("graag betalen vóór …"), je IBAN en het verzoek het factuurnummer te vermelden.
Stap 5: opslaan als PDF
Verstuur nooit het Excel-bestand zelf, maar altijd een PDF (Bestand › Opslaan als › PDF). Bewaar een kopie 7 jaar.
Veelgemaakte fouten
- Hetzelfde factuurnummer twee keer gebruiken
- Btw-id vergeten (of je omzetbelastingnummer invullen)
- Afrondingsverschillen doordat btw per regel en per totaal anders worden afgerond
Met ons gratis factuurtemplate zit dit allemaal al goed. Wil je ook klanten opslaan, offertes maken en je btw-aangifte automatisch? Kies KlaarZZP Compleet of de app KlaarZZP Online.