Bewaarplicht: hoe lang moet je bonnetjes en facturen bewaren?
Als ondernemer ben je verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerend goed geldt zelfs 10 jaar. De Belastingdienst kan in die periode vragen om je cijfers te onderbouwen.
Wat moet je bewaren?
- Verkoopfacturen (kopieën van alles wat je hebt gefactureerd)
- Inkoopfacturen en bonnetjes
- Bankafschriften van je zakelijke rekening
- Je urenregistratie en rittenregistratie
- Btw-aangiften en de berekeningen erachter
- Contracten en offertes
Mag het digitaal?
Ja. Je mag papieren bonnetjes scannen of fotograferen en digitaal bewaren, zolang de kopie goed leesbaar is en je hem tijdens de bewaartermijn kunt laten zien. Bewaar digitale bestanden op minstens twee plekken (bijvoorbeeld je computer én een cloudmap).
Zo richt je het slim in
- Eén map per jaar, met submappen per kwartaal.
- Bonnetjes direct fotograferen en een duidelijke naam geven: 2027-03-14 Bol laptoptas 39,95.jpg.
- Elke bon ook in je administratie zetten, zodat de btw meetelt voor je aangifte.
- Na elk kwartaal: bankafschrift downloaden en bij de map zetten.
Wat gebeurt er als je het niet bewaart?
Kun je bij een controle je cijfers niet onderbouwen, dan kan de Belastingdienst je aangifte corrigeren en een naheffing opleggen. Ook kan de bewijslast bij jou komen te liggen. Een nette administratie voorkomt dat.